Cross Border Commerce: Was Kleinunternehmer steuerrechtlich beachten müssen

Ein Beitrag von Roger Gothmann, Co-Founder und Co-CEO Taxdoo

Seit Beginn der Pandemie hat der Online-Handel erneut einen deutlichen Aufschwung erlebt. Mehr und mehr Händler mit geringem Umsatz verkaufen seither Waren über Online-Shops ins EU-Ausland. Was viele Online-Händler vor Beginn des internationalen Handels nicht beachten: Ihre Warenverkäufe ins EU-Ausland sind dort häufig umsatzsteuerpflichtig. Um Kleinunternehmer bürokratisch zu entlasten, sieht das deutsche Umsatzsteuergesetz eine Vereinfachung der Besteuerung vor.

Wer sich als Kleinunternehmer betiteln darf, wie man diese Sonderregelung beantragt und welche Vor- und Nachteile die Regelung mit sich bringt:

Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung, die für in Deutschland ansässige Unternehmen mit geringen Umsätzen gilt. Sie dient der bürokratischen Entlastung von Unternehmern und gewährt ihnen häufig einen kleinen Wettbewerbsvorteil - denn Kleinunternehmer können ihre Ware und Dienstleistungen kostengünstiger anbieten als die umsatzsteuerpflichtige Konkurrenz und müssen zudem in der Regel keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.
 
Im Fall einer Neugründung kann die Kleinunternehmerregelung einfach über den steuerlichen Erfassungsbogen in Anspruch genommen werden. Aber nicht nur Start-ups in der Gründungsphase, auch laufende Betriebe können von der Regelung Gebrauch machen. Relevant ist der Gesamtumsatz eines Unternehmens, die Rechtsform spielt dagegen keine Rolle. Für die Überprüfung werden zwei Zeiträume betrachtet: Der Gesamtumsatz des vergangenen Kalenderjahres, der 22.000 Euro nicht überschreiten darf, und der Umsatz des laufenden Kalenderjahres, der voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen darf. Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das im Jahr 2021 weniger als 22.000 Euro umgesetzt hat und 2022 nach eigener Prognose nicht mehr als 45.000 Euro umsetzen wird, darf die Kleinunternehmerregelung auch 2022 anwenden.

Ein Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass Unternehmer keine Umsatzsteuer gesondert in ihrer Rechnung ausweisen müssen. Die Rechnung sollte jedoch einen Hinweis enthalten, dass von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht wird. Kleinunternehmer profitieren so von einem geringeren administrativen Aufwand, da für sie etwa die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfallen kann.

Auf den ersten Blick erscheint die Kleinunternehmerregelung also als eine klare Angelegenheit. Doch es gibt auch Nachteile: Für Unternehmen mit hohen Anfangsinvestitionen oder hohem Wareneinsatz (etwa Wiederverkäufer) ist die Regelung wenig hilfreich. Denn wer die Regelung in Anspruch nimmt, kann keine Vorsteuer aus Eingangsleistungen geltend machen. Hier werden Kleinunternehmer wie Endverbraucher behandelt.

Letztlich ist die Kleinunternehmerregelung nur für bestimmte Unternehmen von Vorteil, etwa für Dienstleister, die ohne hohe Eingangsleistungen oder Investitionen auskommen. Hinzu kommt: Alle anderen Steuerpflichten bleiben bestehen. Somit müssen Kleinunternehmer beispielsweise weiter prüfen, inwieweit sie Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer sowie Gewerbesteuer abführen müssen.

Trotzdem können Kleinunternehmer unter besonderen Voraussetzungen sogar umsatzsteuerpflichtig sein. Dies ist der Fall, wenn sie im Onlinehandel tätig sind und Waren ins EU-Ausland verkaufen. Versenden Unternehmen Waren bis zu 10.000 Euro im laufenden Kalenderjahr an Privatpersonen über EU-Grenzen hinweg, also über die sogenannte Umsatzschwelle für innergemeinschaftliche Fernverkäufe, sind sie verpflichtet, diese Umsätze in Deutschland zu versteuern. Entsprechend fallen diese Verkäufe in den Gesamtumsatz hinein, der für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung beachtet werden muss.

Wird die Umsatzschwelle von 10.000 Euro überschritten, dann verlagert sich der Ort der Lieferung und Besteuerung ins Bestimmungsland. In diesem Fall fällt im betreffenden EU-Land Umsatzsteuer an.

Entsprechend sind diese Umsätze nicht weiter relevant für den Gesamtumsatz, da sich die Regelung nur auf in Deutschland steuerbare Umsätze erstreckt. Dies bedeutet, das Unternehmen ist verpflichtet, Umsätze im EU-Ausland zu versteuern und muss sich demnach dort umsatzsteuerlich registrieren lassen. Für die Deklaration von innergemeinschaftlichen Fernverkäufen gibt es aber eine Erleichterung: den sogenannten One-Stop-Shop (OSS). Dieser vereinfacht die Abwicklung von Umsatzsteuerpflichten innerhalb der EU für alle Händler, egal ob Klein- oder Großunternehmer.

In Deutschland erfolgt die Abwicklung über das Bundeszentralamt für Steuern. Anstelle von einzelnen umsatzsteuerlichen Registrierungen und darauffolgenden Umsatzsteuermeldungen im EU-Ausland ist nur noch eine OSS-Meldung pro Quartal und eine einzige Steuerzahlung nötig.

Viele Kleinunternehmer denken irrtümlicherweise, dass sie durch die Kleinunternehmerregelung von allen anderen Steuerpflichten befreit sind. Doch sorgt die Kleinunternehmerregelung nur dafür, dass keine Umsatzsteuer in den eigenen Rechnungen ausgewiesen und so keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden muss. Alle anderen Steuerpflichten gelten jedoch weiterhin.

Die Kleinunternehmerregelung birgt daneben bei genauerer Betrachtung gerade für Online-Händler mehr Nachteile als Vorteile. Online-Händler sollten daher genau prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung wirklich zielführend für ihr Businessmodell ist, gerade weil regelmäßig der Vorsteuerabzug entfällt. Oft kann der Start als "normaler" Unternehmer die bessere Lösung sein.

Daneben sollten Unternehmer, egal welcher Größe, gerade bei Lieferungen ins EU-Ausland an Privatpersonen die Nutzung des OSS im Blick haben, um lästigen administrativen und steuerlichen Aufwand im EU-Ausland zu minimieren.