Agile Methoden nicht nur in der IT einsetzen

Es ist mittlerweile eine Binsenweisheit, dass die digitale Transformation vor keinem Unternehmen und keiner Branche  haltmacht. Doch die Umsetzung solch gravierender Veränderungen stellt viele Händler verständlicherweise noch immer vor große Herausforderungen.

Ein Weg, Unternehmensprozesse nachhaltig zu verändern, sind agile Projekt­management-Methoden. Unter Schlagworten wie Scrum oder Lean Management haben sie zunächst vor allem bei der ­Umsetzung von IT-Projekten Verbreitung gefunden. Kurz gefasst, lässt sich das Vorgehen so beschreiben: Komplexe Prozesse werden in kleine, überschaubare Einheiten zerlegt und von fachübergreifenden Teams eigenverantwortlich bearbeitet. Zu den Vorteilen solcher Methoden zählen die Transparenz, die Schnelligkeit und die große Motivation der Mitarbeiter, da sie selbst für das Gelingen des Projekts verantwortlich sind.

Dieser Ansatz lässt sich prinzipiell auch auf andere Unternehmensprozesse übertragen. Einer, der sich in den letzten ­Jahren massiv mit der Veränderung der Arbeitsabläufe in seinem Unternehmen auseinandergesetzt hat, ist Wolf Sternberg, Leiter ­E-Commerce bei Papier Liebl. Der mittelständische Büroartikel-Händler aus ­Regensburg ist auf das B2B-Segment spezialisiert. "Als wir in den E-Commerce eingestiegen sind, gab es viele Baustellen, etwa im Bereich Produkt- und Kundendatenverwaltung sowie in der Logistik. Eine vollumfängliche Digitalisierung aus einem Guss wäre schlicht nicht möglich gewesen. Daher haben wir uns auf die Teilbereiche fokussiert, die uns am meisten Schmerzen bereitet haben", erklärt Sternberg.

Einer dieser Teilbereiche, die Sternberg unter die Lupe genommen hat, war die Verwaltung der Produktstammdaten. Der wichtigste Schritt war die Analyse der Prozesse: "Wir haben ein großes Workflow-Diagramm erarbeitet, auf dem wir die einzelnen Ereignisse wie Neuanlegen, Verändern oder Aussortieren eines Datensatzes mit seinen Bestandteilen wie Titel, Bild, Artikelnummer und so weiter dargestellt haben", so Sternberg.

Dabei habe sich ­gezeigt, dass viel mehr Faktoren in die Stammdatenverwaltung hineinspielen als ursprünglich gedacht, etwa die Integration der Daten unterschiedlicher Hersteller. "Wir haben schnell gesehen, dass uns bei der Aktualisierung der Daten eine Automatisierung fehlt", erinnert sich Sternberg, "Kam ein neues Bild rein, mussten wir händisch überprüfen, was sich verändert hat und ob wir das neue Bild verwenden wollen. Wir beziehen aber Bilder aus mehr als 700 Quellen, folglich ist das sehr aufwendig." In der Folge wurde eine neue ­Datenbank als Multimedia-Asset-Management-Plattform aufgebaut.

Ein anderer Unternehmensbereich, der sich mit agilen Methoden optimieren lässt, ist der Einkauf. Dieser entwickle sich ­zunehmend hin zu einem wichtigen Bestandteil der Wertschöpfungskette und verlasse damit sein Nischendasein, hat Thorsten Woike beobachtet. Der Betriebswirt hat mehr als 15 Jahre im Einkauf von Energieversorgern und Dienstleistern der Energiebranche gearbeitet, bis er zusammen mit einem Partner im vergangenen Jahr das Beratungsunternehmen BeerWoike Procurement Consulting gegründet hat. Er ist sich sicher, dass sich die Einkaufsprozesse künftig massiv verändern werden – schon allein weil in vielen Unternehmen ein hoher Kostendruck zu Optimierung der Arbeitsabläufe zwingt.

Digitalisierung und Automatisierung stehen dabei weit oben auf der Tagesordnung. Und auch hierbei ist die Analyse der einzelnen Prozessschritte oft der Beginn einer Veränderung. Denn der Einkauf ist "kein monolithischer Block", wie Woike betont, sondern besteht aus unterschiedlichsten Einzelaufgaben, etwa dem Entwickeln von neuen Strategien zum Warengruppen- und Lieferantenmanagement.